Les séminaires d’entreprise sont des événements de management à fort impact. En organiser un représente un défi qu’il ne faut pas prendre à la légère. Vous cherchez des astuces pour réussir l’organisation d’un séminaire d’entreprise ? Ce contenu est pour vous. Découvrez les 5 conseils clés pour réussir l’organisation d’un séminaire d’entreprise !
1. Déterminer de façon claire les objectifs du séminaire
Avant d’entamer l’organisation d’un séminaire, vous devez dès le départ bien définir vos objectifs. En effet, un séminaire réussi est tout d’abord un événement dont les objectifs stratégiques sont tracés. Ceux-ci devront vous servir de boussole et vous éviter les pertes de temps dans la suite de l’organisation.
Ainsi, demandez-vous pourquoi et pour qui vous voulez organiser un séminaire d’entreprise. Si le but est par exemple de renforcer la cohésion d’équipe ou de stimuler l’innovation, l’organisation se fera sur cette base.
Notez donc que c’est seulement en fonction de vos objectifs que vous pourrez définir le registre à partir duquel votre organisation découlera. Vous allez pouvoir choisir la thématique de l’événement qui, elle aussi, guidera la bonne gestion et l’organisation dudit séminaire.
2. Choisir la date et déterminer le nombre de participants
Une fois vos objectifs définis, vous devez bien choisir la date, car c’est d’elle que dépend la présence des participants. Vous devez alors éviter les dates qui risquent de compromettre la disponibilité des invités. Il s’agit notamment des week-ends de ponts, des dates proches des vacances, des jours d’événements scolaires et des périodes de travail intense. La date choisie ne doit pas non plus coïncider avec un autre événement de l’entreprise.
Outre ces facteurs, vous devez également tenir compte de la disponibilité des lieux et des espaces d’événements. Dès que la date est choisie, vous devez maintenant travailler en amont sur le nombre de personnes attendues.
Le nombre de participants dépend généralement des objectifs du séminaire et de la taille de l’équipe. Tenez compte de ces facteurs pour établir une potentielle liste des participants.
3. Établir un budget fixe et réaliste
Définir un budget vous permet de savoir si l’entreprise est en mesure de couvrir les dépenses du séminaire et si possible, de revoir à la baisse ce dernier. En règle générale, le budget se fait en fonction des objectifs de l’événement et prend en compte différents facteurs. Il s’agit entre autres :
- Du choix et du lieu de l’événement. Vous devez trouver un lieu en adéquation avec votre thématique, mais aussi avec votre budget.
- Du coût de la restauration. En effet, pour un séminaire réussi, vous devez prévoir une restauration légère et rapide pour un événement journalier ou un buffet pour un événement de plusieurs jours.
- Des frais de transport pour assurer le déplacement de certains de vos partenaires.
Pensez aussi aux frais pour l’hébergement de vos collaborateurs, s’ils doivent se retrouver dans une autre ville pour le séminaire. N’oubliez pas de prévoir des frais annexes pour les coûts supplémentaires et les imprévus.
Retenez que le fait d’établir votre budget vous permet surtout d’éviter les débordements et de mieux gérer les dépenses liées à l’événement.
4. Définir une stratégie de communication autour du séminaire
La communication d’un séminaire d’entreprise doit se faire en trois phases. Une en amont, une pendant l’événement et une dernière en aval. La communication en amont peut se faire par des e-mails, appels téléphoniques, SMS ou via les réseaux sociaux et sites Internet. Vous pouvez également envoyer des cartes d’invitation pour informer les partenaires et entreprises du lieu et de la date de l’événement.
Pour ce qui est de la communication pendant l’événement, vous pouvez opter pour le branding et engager un photographe professionnel. Ce dernier va créer des souvenirs des moments forts de l’événement.
En ce qui concerne la communication après l’événement, vous pouvez vous servir des photos et vidéos pour faire une parution sur les réseaux sociaux et les bulletins d’informations.
5. Réaliser le planning des activités du séminaire
Un séminaire réussi doit respecter un planning précis pour éviter les cafouillages. Vous devez organiser avec soins les heures de conférences qui doivent être intercalées par de petites pauses au cours de la journée. Pensez également à insérer des activités qui vont aider à stimuler l’innovation et promouvoir le travail d’équipe.
Celles-ci vont faciliter les échanges entre collaborateurs. Prévoyez entre autres une marge de manœuvre dans le planning pour absorber les imprévus et les débordements.
Globalement, pour réussir votre organisation, vous devez définir vos objectifs, choisir votre date et privatiser le lieu de l’événement. Vous devez également établir le budget, faire un planning des activités et communiquer sur le séminaire.
